Tämä on Foribon Oy:n/Haltia Lake Lodgen henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.1.2021.

1. Rekisterinpitäjä

Foribon Oy/Haltia Lake Lodge, Solvallanrinne 2, 02820 Espoo Sähköposti: info@haltialakelodge.com

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Teemu Tuomarla, teemu.tuomarla@haltialakelodge.com, 040-579 7858

3. Rekisterin nimi

Foribon Oy:n/Haltia Lake Lodgen asiakas- ja markkinointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterinpitäjä käsittelee asiakkaiden henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:

• asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen

• varausten hoitaminen

• maksaminen, maksujen valvonta ja perintä

• rekisterinpitäjän tavaroiden ja palvelujen markkinointi

• rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen

• asiakkaiden kiinnostustietojen sekä majoittautumiseen ja ohjelmapalveluihin/aktiviteetteihin liittyvien valintojen ja toiveiden seuraaminen, analysointi ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen

• kanta-asiakasohjelman mukaisten toimintojen ja etujen rekisteröinti

• kanta-asiakkaiden toiveiden huomioon ottaminen ja asiakaspalvelun kehittäminen sekä tarjonnan kohdistaminen

• kanta-asiakasohjelmaan kuuluvien yhteistyöyritysten etujen rekisteröinti

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat rekisterinpitäjän yhteistyökumppani-, sidosryhmä- ja asiakasyritysten yhteyshenkilöt, viran puolesta yhteistyökumppaniksi ja/tai potentiaaliseksi asiakkaaksi lukeutuvat sekä rekisterinpitäjään yhteydessä olleet henkilöt.

Rekisteri voi sisältää rekisteröidyistä muun muassa seuraavia tietoja henkilö- ja organisaatiotietoja:

• asiakastiedot: nimi, syntymäaika, asiakasnumero, yhteystiedot (esim. puhelimen ja matkapuhelimen numero sekä sähköpostiosoite ja muu sähköinen osoitetieto) yhteydenottoa varten, arvo tai ammatti, kielikoodi, sukupuoli, kansalaisuus, asiakkaan kanssa yöpyneiden aikuisten ja lasten lukumäärä sekä laskutusyhteystiedot.

• asiakaspalautetiedot: asiakkaiden tyytyväisyystiedot, kommentit rekisterinpitäjän palveluista ja muut asiakkaan suostumuksella saadut tiedot

• varaustiedot

• organisaation toimipaikkojen sijainti ja osoitetiedot

• organisaation y-tunnus ja liikevaihto

• profilointi- ja ryhmittelytiedot (esim. yrityksen toimiala ja postitusryhmät)

• www-osoitteet

• asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät olennaiset tiedot

• markkinointipalvelujen myyntiin liittyvät tiedot

• muut asiakkaan itsensä antamat lisätiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tietolähteitä ovat mm. hotellin varaus- ja laskutusjärjestelmät, www-lomakkeilla kerätyt viestit, sähköposti, puhelin, sosiaalisen median palvelut, sopimukset, asiakastapaamiset ja muut tilanteet, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

7. Henkilötietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisina. Foribon Oy/Haltia Lake Lodge voi kuitenkin luovuttaa tietoja lainsäädännön sallimin tavoin muun muassa niissä tapauksissa, joissa katsotaan, että kolmannella osapuolella on tarjota yrityksille/organisaatiolle erityistä tietoa tai etua.

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa asiakkaiden henkilötietoja ulkopuolisille myös Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä.

Tietoja voidaan rekisteröidyn suostumuksella siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Rekisterinpitäjän tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muiden teknisten toimenpiteiden avulla. Henkilötietoja sisältävien aineistojen hävitys tehdään tietoturvallisesti.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä osoitteeseen Haltia Lake Lodge/Tietosuoja, Solvallanrinne 2, 02820 Espoo. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja tässä rekisteriselosteessa mainittuihin tarkoituksiin, ellei toisin ole sovittu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä. Markkinointikieltoja (soitto, painettu suoramarkkinointi, tekstiviesti ja sähköposti) koskevat tietojen korjauspyynnöt osoitetaan henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä osoitteeseen Haltia Lake Lodge / Tietosuoja, Solvallanrinne 2, 02820 Espoo.